A priori une plongée de 50m de profondeur nécessiterait plus de préparation qu’une plongée de 5m qui n’en mériterait pas du tout ? Et pourtant il peut s’en passer des choses. Entre autres mettre la main sur un poisson-pierre, se retrouver dans un courant contraire, croiser un requin ou remonter sur le mauvais bateau.
La même chose pour le suivi et le pilotage des plans de prévoyance et santé des filiales à l’étranger dont les budgets seraient sous le radar du seuil de matérialité pour la Finance. Ce fameux seuil de matérialité qui n’a d’ailleurs peut-être pas été fixé non plus ? Comment savoir s’il est dépassé si on ne connait pas le montant des primes…Avec les dépenses médicales et les arrêts de travail en augmentation comment anticiper au mieux les budgets des renouvellements ?
Nous conseillons de lancer le processus le plus tôt possible avec:
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- La vérification des préavis de résiliation,
- L’obtention des informations sur la sinistralité (y compris la ventilation des chargement et frais) pour accompagner les conditions de renouvellement
- La réalisation d’une étude démographique à n et n-1 si d’important changements dans les effectifs ont eu lieu
- L’identification des facteurs extérieurs affectant les montants de primes (taux de change, inflation générale et médicale, changement législatif, changement sur le marché des assurances, gestionnaires, réseau etc…)
- Le lancement d’une enquête de satisfaction c’est peut-être le moment de demander l’avis des salariés sur leurs attentes et la perception des services tout en communiquant sur la marque employeur
- L’audit des process de onboarding rappeler les contacts et les moyens de joindre les gestionnaires, communiquer sur les nouvelles offres des assureurs et des partenaires,
- La remontée des problèmes et des expériences diverses
- La prise de décision de changer d’assureur,
- Le lancement d’un appel d’offres,
- L’intégration des contrats d’assurance locaux dans un pooling,
- L’alignement des dates de renouvellement sur la même date (ou deux dates comme 1er janvier et 1er juillet) pour l’ensemble des plans et des pays.
- La communication sur les changements et les améliorations pour les salariés,
- La mise à jour de l’intranet et des documents de onboarding.
- La mise en place de processus fluides pour la gestion des affiliations, radiations, changement de bénéficiaires en cas de changement d’assureur et le paiement des primes
- Enfin l’organisation de la collecte et du suivi de ces informations précieuses pour le pilotage des programmes dans le temps.
En d’autres termes : oui il faut préparer ces renouvellements pour faire en sorte que l’expérience de plongée dans les avantages sociaux soit aussi positive pour l’employeur que pour le salarié.
